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秘书工作发挥参谋助手作用须着眼这两点

2019-08-21 17:05:17 作者:王西冀 来源:《秘书工作》杂志
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■王西冀

 

  参谋助手是秘书工作的基本职能。不论是从事信息调研为领导决策提供参考依据,还是抓好督促检查推动决策贯彻落实,抑或是搞好综合协调等,皆为秘书部门和秘书人员发挥参谋助手作用的重要体现。参谋助手作用的着眼点主要是辅助决策和推动落实。

 

  着眼辅助决策,发挥参谋作用

 

  参谋是秘书人员辅佐领导者决策及实施的运筹谋划活动。在日常工作实际中,秘书部门、秘书人员在做好办文办会办事工作的同时,要着力突破自身所处的角度和思维方式等局限,提高参谋意识、参谋能力、参谋质量,更好地彰显秘书工作在服务领导、辅助决策中的价值。

 

  一是提高洞察能力。任何事物都有自身产生、存在、发展的客观规律。因此了解事物的过去和现在及其构成要素,分析各个要素之间的相互影响和因果联系,把握事物运动发展的规律性和多变性,可以推知其未来走向趋势。秘书要注重培养见微知著、由此及彼的能力,在为领导出谋划策时,能够针对工作中存在的实际问题,预测出可能出现的后果,把握事物发展的态势,找出解决问题的办法,为领导决策提出科学合理的意见建议。

 

  二是搞好调查研究。调查研究是秘书的看家本领,更是做好参谋的基础性、常态性工作。可以说,秘书部门和秘书人员掌握的情况越多,了解的程度越深,思考的问题越全面,提出的建议越符合实际,对领导就越有参考价值。对领导重点关注的与重大决策密切相关的问题,秘书部门、秘书人员要尽早进行调查研究,收集材料、掌握情况、综合分析,做到心中有数。领导没想到的,秘书要想到;领导想到了的,秘书要想得更周到,真正成为领导的“资料库”和“智囊团”。

 

  三是捕捉信息动态。新事物层出不穷,新矛盾错综复杂,新信息纷至沓来,常常大事要事交织、急事难事叠加,稍有不慎、稍有闪失,就可能产生难以估量的后果和无法挽回的影响。秘书部门必须把及时了解各种新事物、剖析各种新矛盾、捕捉各种新信息作为履职尽责的重点,紧跟大局、紧追中心、紧盯问题、紧抓进度。同时,对收集到的信息动态精准选择加工后反映给领导,使领导能够眼观六路、耳听八方,胸有全局、科学决策。

 

  四是找准定位角度。领导与秘书在组织上是上级与下级的关系,在职责上是主体决策和辅助决策的关系,分属两个层次,但秘书要“身在兵位,胸为帅谋”。在为领导出谋献策时,秘书要善于换位思考,把思维上升到领导的层面,站在领导的角度观察问题、思考问题,想领导之所想,急领导之所急,努力达到与领导的视线、思维、目标和价值评判同频共振、同感共识。日常所说的从大处着眼、小处着手,讲的就是这个意思,秘书应当擅长于此。

 

  着眼推动落实,发挥助手作用

 

  秘书工作的辅助性、铺垫性决定了秘书就是领导的助手这个角色定位。作为助手,秘书要辅助领导去实现其工作意图和完成决策目标。协助领导处理各种事务,保证领导机关和领导工作的正常运转,把领导从各种繁杂的事务中解脱出来,便于他们集中精力抓全局、抓决策、抓大事。

 

  一是行事有据。秘书工作要有原则、有指令、有依据,不能想当然、随己意,要按章办事、依文行事、奉命做事。因此,秘书要对党委政府一段时期的重要工作部署了如指掌、准确把握,及时将领导的决策、指示、要求传达下去,最大程度降低传递的“失真度”。要跟踪落实进展和成效。很多文件的落实有个过程,要注重文件落实的阶段性特点和长期性变化,发扬钉钉子精神,咬住目标不放松,手握铁锤不落空,久久为功,抓细抓小,确保实效。

 

  二是敢于担当。因事及人,因人生威,这是一种客观现象。秘书协助领导推动决策落实,办理各种各样的事务,是代表领导或受领导之托进行的,具有一定的权威。秘书要正确地借“威”开路,大胆工作。对领导交办十分清晰明确的事,必须坚决照办,要勇于担当、敢于负责。对领导交办可以相机而行的事,要开动脑筋、因时制宜,发挥自己的主观能动性和聪明才智,积极主动、想方设法做好落实工作,以实绩交卷。尤其是遇到难题和矛盾时,不能轻易把难题矛盾上交,动辄把领导抬出来、推出去,而要敢于办理、妥善处理。只要在自己职责范围内,只要对大局有利、对事业有利、对人民有利,就要放开手脚干好。

 

  三是重在协调。秘书部门连接上上下下,关联方方面面,处于中枢位置,要把各个部门和基层单位组织起来,照应各方关切、配置各方资源、调动各方力量,按照既定的工作决策和部署,统一行动、统一安排、统一推进,凝聚共识、形成合力、协同运行,共同实现工作目标。发挥统筹协调作用要着眼全盘、立足长远,求同存异、消除分歧,主动联络通报、主动提出建议、主动争取支持、主动让步包容,减少推诿扯皮现象,防止矛盾问题扩大。要注意及时发现工作职责不清、分工不明以至无人负责的现象,采取积极措施补短板强弱项填空白,及时反映诉求,缓压力增动力添活力,确保工作运转流畅、运行有效。

 

  四是狠抓落实。督查工作是决策落实必不可少的重要环节,是确保政令畅通、令行禁止的有效方式,更是发挥助手作用的重要方法和集中体现。秘书要在这个方面大显身手。要及时把领导决策分解定责到单位上、岗位上、人头上,及时把落实过程中的各种情况和问题收集上来,针对落实中存在的问题,提出解决对策和完善政策的意见建议。督查工作必须“敢”字当头,敢于反映、敢于碰硬、敢于挑刺、敢于问责,真正做到不督则已、督则必办,不查则已、一查到底,确保集体决策和领导指令落在实处、落地生根。

 


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